Die Risikobeurteilung als Grundlage von Betriebsanleitungen

Die Risikobeurteilung seiner Produkte ist für jeden Maschinenhersteller verpflichtend und als Teil des Konformitätsbewertungsverfahrens gesetzlich vorgeschrieben. Das Ergebnis der Risikobeurteilung ist eine wichtige Arbeitsgrundlage für den technischen Redakteur, z.B. beim Abfassen der Betriebsanleitung. Dazu muss die technische Redaktion jedoch eine abgeschlossene Risikobeurteilung formal vorliegen haben. Es ist nicht vorgesehen, dass die technische Redaktion selbst die Risikobeurteilung übernimmt.

Nur technisch kompetente und qualifizierte Personen, typischerweise Ingenieure, sollten mit der Erstellung der Risikobeurteilung einer Maschine betraut werden. Dieses Verfahren darf nicht an die technische Redaktion oder Dokumentation übergeben werden. Deren Aufgabe ist, anhand der Ergebnisse der Risikobeurteilung die relevanten Sicherheitsaspekte in die Betriebsanleitung aufzunehmen. Schaut man sich die rechtlichen Hintergründe an, wird dies schnell deutlich.

Das sind die wichtigsten Rechtsgrundlagen der Betriebsanleitung

Im Produktsicherheitsgesetz heißt es in § 3 (4): „Sind bei der Verwendung, Ergänzung oder Instandhaltung eines Produkts bestimmte Regeln zu beachten, um den Schutz von Sicherheit und Gesundheit zu gewährleisten, ist bei der Bereitstellung auf dem Markt hierfür eine Gebrauchsanleitung in deutscher Sprache mitzuliefern, sofern in den Rechtsverordnungen nach § 8 keine anderen Regelungen vorgesehen sind.

In § 39 heißt es „Ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder fahrlässig entgegen § 3 Absatz 4 eine Gebrauchsanleitung nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig mitliefert.“

Wie soll eine Betriebs- oder Gebrauchsanleitung vollständig sein können, wenn nicht zuvor alle Sicherheitsrisiken betrachtet wurden?

Das Produkthaftungsgesetz sagt in § 3: „Ein Produkt hat einen Fehler, wenn es nicht die Sicherheit bietet, die unter Berücksichtigung aller Umstände, insbesondere
a) seiner Darbietung,
b) des Gebrauchs, mit dem billigerweise gerechnet werden kann,
c) des Zeitpunkts, in dem es in den Verkehr gebracht wurde,
berechtigterweise erwartet werden kann.

Unter „Darbietung“ fallen nicht nur Werbeprospekte, sondern auch Bedienungsanleitungen, Gebrauchsanleitungen, Montage- und Wartungsanleitungen. Wenn etwa in einer Bedienungsanleitung Sicherheitshinweise fehlen oder missverständlich „dargeboten“ werden, kann ein Verstoß gegen das Produkthaftungsrecht vorliegen.

Das fordert die Maschinenrichtlinie von der Betriebsanleitung

Die Betriebsanleitung ist ein Teil der Technischen Dokumentation gemäß Anhang VII der Maschinenrichtlinie. Was als Mindestangaben für die Betriebsanleitung gefordert wird, ist im Anhang I, Kapitel 1.7.4.2 nachzulesen, und zwar u. a.:

  • die EU-Konformitätserklärung
  • eine Beschreibung der bestimmungsgemäßen Verwendung der Maschine
  • Warnhinweise in Bezug auf Fehlanwendungen der Maschine, zu denen es erfahrungsgemäß kommen kann
  • Angaben zu Restrisiken, die trotz der Maßnahmen zur Integration der Sicherheit bei der Konstruktion, trotz der Sicherheitsvorkehrungen und trotz der ergänzenden Schutzmaßnahmen noch verbleiben;
  • eine Anleitung für die vom Benutzer zu treffenden Schutzmaßnahmen, gegebenenfalls einschließlich der bereitzustellenden persönlichen Schutzausrüstung;
  • Sicherheitshinweise zum Transport, zur Handhabung und zur Lagerung
  • das bei Unfällen oder Störungen erforderliche Vorgehen
  • (falls es zu einer Blockierung kommen kann) wie zum gefahrlosen Lösen der Blockierung vorzugehen ist
  • Anweisungen zum sicheren Einrichten und Warten einschließlich der dabei zu treffenden Schutzmaßnahmen
Hinweise an der Maschine und in der Betriebsanleitung warnen vor Restrisiken
Risikobeurteilung als Grundlage für die Betriebsanleitung

Bildquelle: Thinkstock

Darum benötigt der technische Redakteur eine vollständige und abgeschlossene Risikobeurteilung

Schon allein diese (unvollständige) Auflistung zeigt, dass eine rechtskonforme Betriebsanleitung erst erstellt werden kann, wenn die Risikobeurteilung vorliegt, die Restrisiken definiert sind, Schutzmaßnahmen gefunden, das Vorgehen bei Unfällen oder Störungen festgelegt wurde usw. Der technische Redakteur kommt daher erst ins Spiel, wenn die Risikobeurteilung als Bestandteil der technischen Unterlagen in der internen technischen Dokumentation vorliegt. Er hat dann die Aufgabe, anhand der Befunde der Risikobeurteilung

  • die Kapitel zu Sicherheit und Restrisiken zu verfassen,
  • Schutzmaßnahmen für Bedienung und Wartung zu nennen,
  • handlungsbezogene Warnhinweise zu formulieren

und all die in Anhang I der MRL geforderten Angaben zusammenzustellen.

Die Betriebsanleitung kann erst erstellt werden, wenn die Risikobeurteilung abgeschlossen ist und als formal aufgebautes Dokument zur Verfügung steht. Jedes andere Vorgehen wäre wenig sinnvoll, denn die Betriebsanleitung muss die Ergebnisse der Risikobeurteilung berücksichtigen.

Auch die DIN EN ISO 12100 „Sicherheit von Maschinen“, welche u.a. Leitsätze zur Risikobeurteilung und Risikominderung aufstellt, richtet sich in erster Linie an Konstrukteure. Auch wenn es nirgendwo explizit festgeschrieben steht, stimmen die Experten darin überein, dass die Konstrukteure hinsichtlich der für eine rechtskonforme Betriebsanleitung notwendigen Angaben in einer Art Bringschuld stehen.

Warum die technische Redaktion nicht die Risikobeurteilung erstellen sollte

In seinem Fachbeitrag „Risikobeurteilung – die Basis jeder Anleitung“ für das Werk CE-Kennzeichnung nach Maschinenrichtlinie geht der Autor Ulrich Thiele ausführlich darauf ein, wie der technische Redakteur die Risikobeurteilung verwendet. Er gibt dazu u.a. folgende Hinweise, die nicht nur für den technischen Redakteur lesenswert sind:

  • Das Erstellen und Pflegen der Risikobeurteilung ist eine Entwicklungs- und Konstruktionsaufgabe. Daher muss sie von den Entwicklern und Konstrukteuren durchgeführt werden.
  • Auch wenn es in der Praxis immer wieder vorkommt, ist es nicht im Sinne der Maschinenrichtlinie und der nationalen Regelungen, dass ein technischer Redakteur mit der Erstellung der Risikobewertung betraut wird. Denn es geht dabei um Fragen der Sicherheit und nicht darum, möglichst schnell den Text für ein Stück Papier zu verfassen. Von einem technischen Redakteur kann nicht erwartet werden, dass er über das notwendige Fachwissen, Erfahrung und Kompetenz verfügt, um konstruktive Änderungen, die der Sicherheit dienen, vorzuschlagen und in der Konstruktion zu beauftragen.
  • Eine sinnvolle Lösung ist, wenn Konstrukteure und Entwickler beim Erstellen der Risikobeurteilung zusammenarbeiten und gleichzeitig ein technischer Redakteur mit am Tisch sitzt. Dieser wird dadurch mit dem formalen Vorgehen vertraut und bestens gerüstet, die Betriebsanleitung und andere Dokumente rechtskonform zu erstellen.
  • Es ist meist wenig sinnvoll, die Risikobeurteilung an einen externen Dienstleister zu übergeben. Dieser ist den Konstrukteuren gegenüber nicht weisungsbefugt.
  • Haben Sie als technischer Redakteur den Verdacht, dass die Konstruktion Sicherheitsmängel aufweist, und finden Sie keine Einigung mit der Konstruktionsabteilung, sollten Sie Ihren Verdacht zum Selbstschutz unbedingt aktenkundig machen.
  • Wird eine Maschine nachträglich erweitert, umgebaut, umgerüstet oder anderweitig verändert, müssen Sie die Risikobeurteilung erneut vornehmen und und ggf. ergänzen.
  • Alle Dokumente der Risikobeurteilung sollten Sie in Ihrer internen technischen Dokumentation sammeln und rechtssicher archivieren.

Last not least: In die Benutzerinformation gehören nur technisch unvermeidbare Restrisiken. Es ist nicht zulässig, wenn Entwickler und Konstrukteure alle Sicherheitsmängel auf die Betriebsanleitung „abwälzen“ wollen.

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