Die Technische Dokumentation umfasst die technischen Unterlagen des Herstellers einer Maschine. Ihr vollständiges Vorliegen ist – ergänzt um die Konformitätserklärung – die Grundvoraussetzung, um eine Maschine in Verkehr zu bringen und in Betrieb zu nehmen. Bei Versäumnissen des Herstellers drohen Verkaufsverbot und Schadensersatzklagen.

Technische Dokumentation ist zunächst ein undefinierter Oberbegriff für alle möglichen Dokumente und Unterlagen mit Daten und Informationen zu einem technischen Produkt. Das können Bedienungsanleitungen sein, Wartungsvorschriften oder Zubehörkataloge. Während des gesamten Produktlebenszyklus von den ersten Planungen und Entwurfsskizzen bis zur dokumentierten Risikobeurteilung und CE-Konformitätserklärung entstehen verschiedenste schriftliche Unterlagen, von denen die meisten aufbewahrt, abgeheftet oder elektronisch archiviert werden.

Inhalte der Technischen Dokumentation

Technische Dokumentation in einer etwas enger gefassten Bedeutung umfasst diejenigen Dokumente, welche spätestens dann benötigt werden, wenn eine Maschine in Verkehr gebracht werden soll. Rechtsgrundlage dafür ist die Maschinenrichtlinie. Sie besagt, dass ohne Vorliegen der technischen Unterlagen eine Maschine weder in Betrieb genommen noch in Verkehr gebracht werden darf. Auch weitere europäische Richtlinien wie die ATEX-Richtlinie, die Druckgeräterichtlinie, die Niederspannungsrichtlinie oder die Produktsicherheitsrichtlinie stärken die Forderung nach der Technischen Dokumentation, ebenso nationale Gesetze wie das Produkthaftungsgesetz, das Elektro- und Elektronikgerätegesetz u.a.

Diese technischen Unterlagen müssen laut Maschinenrichtlinie Informationen zu Konstruktion, Bau und Funktionsweise der Maschine umfassen. Im Einzelnen gehören dazu:

  • eine allgemeine Beschreibung der Maschine
  • Erläuterungen zur Funktionsweise
  • die Betriebsanleitung
  • technische Zeichnungen
  • Schaltpläne
  • Dokumente zur Risikobeurteilung
  • Prüfberichte
  • die Zusammenstellung der angewandten Normen
  • die EG-Konformitätserklärung

Bei unvollständigen Maschinen muss zusätzlich eine Einbau- und/oder Montage-Erklärung vorliegen.

Bei Serienfertigung ist eine Liste der intern getroffenen Maßnahmen zur Fertigungskontrolle aufzustellen.

Daneben gibt es jede Menge weitere Dokumente, die auf eine Maschine oder ein anderes Produkt bezogen sein können und teilweise auch mit diesen ausgeliefert werden, die jedoch nicht gesetzlich vorgeschrieben sind, z.B.

  • Flyer und Prospekte
  • ein Händlerverzeichnis
  • Kataloge, die über Zubehör informieren
  • Pressemitteilungen
  • Produktanzeigen und Werbemittel

Technische Dokumentation richtet sich daher

  1. an den Benutzer einer Maschine, wird
  2. von verschiedenen Abteilungen des Herstellers benötigt (und verbleibt z.T. auch dort, s. u.), muss
  3. auf Anforderung den Überwachungsbehörden zur Verfügung gestellt werden und ist teilweise
  4. öffentlich verfügbar, z.B. in Form technischer Angaben in Verkaufsprospekten.

Wissenswertes zur Technischen Dokumentation

Die Technische Dokumentation soll es ermöglichen, zu prüfen, dass ein Produkt den Anforderungen der Maschinenrichtlinie entspricht. Aus der Technischen Dokumentation sollte daher hervorgehen, dass der Hersteller alle geltenden CE-spezifischen Anforderungen an Sicherheit und Gesundheitsschutz berücksichtigt hat.

Die Technische Dokumentation muss vollständig zur Verfügung stehen, bevor eine Maschine ausgeliefert oder gar in Betrieb genommen wird. Sie kann keinesfalls nachgereicht werden.

Die Technische Dokumentation kann zu jeder Zeit von den zuständigen Marktüberwachungsbehörden zur Einsicht verlangt werden.

Das Fehlen einer Technischen Dokumentation oder eine mangelhafte Technische Dokumentation einer Maschinen führt zur Haftung des Maschinenherstellers gemäß Produkthaftungsgesetz. Ohne Technische Dokumentation ist das Anbringen eines CE-Zeichens unzulässig.

Können die technischen Unterlagen nicht vorgelegt oder zeitnah zusammengestellt werden, so ist die Behörde berechtigt, einen Verkaufsstopp zu veranlassen.

Die Technische Dokumentation muss in einer der Amtssprachen der Europäischen Union abgefasst sein. Für die Bedienungsanleitung gelten besondere Regelungen. Sie muss in einer Amtssprache der EU sowie in der Sprache des Verwenderlandes abgefasst sein. Sie sollte verständliche Sprache enthalten, die dem Wissens- und Erfahrungsstand des Benutzers/Bedieners der Maschine angemessen ist.

Die Technische Dokumentation muss mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Es zählt der Tag, an dem eine Maschine letztmals hergestellt wurde.

Je größer die Produktpalette, desto höher die Ansprüche an die Technische Dokumentation. Bei gleichartigen Maschinen in Serienfertigung muss eine einmal sorgfältig und vollständig erstellte Dokumentation kaum nachbearbeitet werden. Bei Sondermaschinen und speziellen, individuell je nach Kundenwunsch gefertigten Maschinen muss auch die Dokumentation individuell und auf das Produkt zugeschnitten werden.

Technische Dokumentation ist keine Behörden-Schikane, sondern bietet dem Hersteller Rechtssicherheit

Als Beispiel dafür, wie wichtig die Technische Dokumentation für den Hersteller ist, sei an den Untergang der 1994 gesunkenen Ostsee-Fähre Estonia erinnert. Bei diesem schwersten Schiffsunglück in Europa nach dem Zweiten Weltkrieg kamen mehr als 850 Menschen ums Leben. Die Meyer Werft in Papenburg konnte mit Hilfe ihrer Technischen Dokumentation die Vorwürfe von Konstruktionsmängeln entkräften.

Interne und externe technische Dokumente

Die Technische Dokumentation lässt sich auch einteilen nach dem Kriterium, ob ein Dokument beim Hersteller verbleibt (interne) oder an den Kunden/Benutzer/Betreiber ausgeliefert wird (externe Technische Dokumentation):

Die interne Technische Dokumentation umfasst die Dokumente, die normalerweise beim herstellenden Unternehmen verbleiben. Produktrelevante technische Unterlagen zu Entwicklung, Konstruktion und Risikobeurteilung werden archiviert und dienen zum Teil der Nachweispflicht zur Einhaltung aller rechtlichen Grundlagen gegenüber auskunftsberechtigten Behörden. Auch Dokumente, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung behandeln, verbleiben in der Regel beim Hersteller, ebenso wie rein kaufmännische Dokumente (Kalkulationsunterlagen), Pflichtenhefte, Unterlagen zur Marktforschung und Konkurrenzbeobachtung, die Umweltschutzdokumentation oder Dokumente aus dem betrieblichen Vorschlagswesen.

Zur externen Technischen Dokumentation gehört alles, was für den späteren Benutzer, Bediener und Betreiber einer Maschine relevant ist, also Bedienungsanleitungen, Betriebsanleitungen, Service-Handbücher, Datenblätter, Installationsanleitungen, Montageanleitungen, Wartungshinweise usw. Auch die Konformitätserklärung kann zur externen Technische Dokumentation gerechnet werden, da sie mit jeder Maschine an den Käufer, Weiterverkäufer, Betreiber usw. mitgeliefert wird.

Weiterführende Informationen und Hilfen

Einen Schnelleinstieg in die Technische Dokumentation bietet das Fachbuch TechDokLight. Es wurde von WEKA MEDIA gemeinsam mit der Technischen Hochschule Mittelhessen und Dr. Ulrich Thiele entwickelt.

Die Praxissoftware CE-Dokumentation nach Maschinenrichtlinie bietet Unterstützung, technische Unterlagen nach der Maschinenrichtlinie systematisch und rechtskonform zu erstellen. Sie bietet Praxishilfen zu den richtlinienspezifischen Normen und Regeln der Technik und hilft beim Planen und Organisieren der Dokumente.

Nicht nur die Nachweisdokumentation zur Risikobeurteilung, sondern die komplette Organisation der CE-Kennzeichnung nach Maschinenrichtlinie inklusive Risikobeurteilung erledigt die Software WEKA Manager CE Schritt für Schritt.

Ein Fachbeitrag im WEKA-Portal zur Maschinenrichtlinie befasst sich mit der Gefahr, dass Mängel in der Technischen Dokumentation eine Maschine unverkäuflich machen können.

Alle relevanten Fakten zur Betriebsanleitung finden Sie hier.

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