Anlagendokumentation – Fallstricke

Bei Planung und Konstruktion komplexer Anlagen müssen nicht nur Einzelmaschinen, Bauteile und alle Zubehöreinrichtungen problemlos miteinander funktionieren. Auch bei der Verantwortung für die technische Anlagendokumentation sollten sich alle Beteiligten über ihre Pflichten im Klaren sein. Ansonsten sind Reibungen oder gar Konflikte zwischen Anlagenbetreiber, Generalunternehmer und Zulieferfirmen vorprogrammiert. Ein Fachbeitrag im Werk „Maschinenrichtlinie“ stellt das Konfliktpotenzial und Lösungsansätze vor.

Der übergreifende Terminus für die Dokumentation zu einer Maschine oder einem anderen Produkt ist die „Technische Dokumentation“. Von einer „Technischen Anlagendokumentation“ spricht man, wenn es sich nicht um eine einzelne Maschine handelt, sondern ein komplexes technisches Erzeugnis, welches sich aus mehreren einzelnen Maschinen und Baugruppen zusammensetzt. Aus Sicht des Juristen ist eine solche Anlage als „Gesamtmaschine“ zu betrachten, an die eigene rechtliche Anforderungen gestellt werden.

Qualität einer Anlagendokumentation

Die Qualität einer Anlagendokumentation ist von zentraler Bedeutung für den rechtssicheren Betrieb einer Anlage. Zu ihren Inhalten können unter anderem gehören:

• Bedienungsanleitungen
• Betriebshandbücher oder -anleitungen
• Softwarehandbücher
• Technische Zeichnungen
• Gebäudezeichnungen
• Schaltpläne
• Stromlaufpläne
• Einbauerklärungen
• Serviceanleitungen
• Wartungsvorschriften
• Prüfberichte, Prüfzeugnisse
• Gutachten
• Genehmigungen
• EG-Konformitätserklärungen

Schon allein diese Auflistung macht deutlich, dass eine Anlagendokumentation bei komplexen Systemen sehr umfangreich werden und in Papierform einige Aktenregalmeter füllen kann. Die Dokumentation muss zudem den gesamten Lebenszyklus einer Anlage abdecken. Dazu kommen die Vertragsunterlagen der beteiligten Unternehmen, insbesondere z.B. die Lastenhefte. Ohne EDV-gestützte Dokumentenmanagementsysteme ist die Erstellung und Pflege solcher Anlagendokumentationen daher kaum mehr zu bewältigen. Die Komplexität wird auch aus nachfolgender Abbildung deutlich. Sie zeigt eine Anlagendokumentation in Variantentechnik nach der Mindmapping-Methode.

Mindmaps bringen Übersicht in die Anlagendokumentation

Produktkennzeichnung

Auch die Produktkennzeichnung gehört übrigens zur Technischen Dokumentation bzw. Anlagendokumentation. Dabei sind die Kennzeichnungsvorgaben der Maschinenrichtlinie zu beachten (CE-Kennzeichnung, Herstellerangabe, Bezeichnung der Maschine, Sicherheitshinweise).

Mit der Anlagendokumentation weist der Betreiber der Anlage gegenüber Behörden und Dritten nach, dass er seiner Verantwortung und seinen Pflichten nachgekommen ist. Jede mangelhafte, nicht lückenlose oder gar fehlende Anlagendokumentation kann sowohl strafrechtliche Konsequenzen haben wie auch Folgen hinsichtlich Gefahrenübergang und Gewährleistung.

Da beim Bau komplexer Anlagen oft mehrere Unternehmen beteiligt sind, unmittelbar oder als Zulieferer von Baugruppen oder einzelnen Maschinen, sind Konflikte und Spannungen nicht selten. Diese haben ihre Ursachen oft im unterschiedlichen Kenntnisstand zu den bestehenden Pflichten und Verantwortungen und deren Verteilung auf die Projektteilnehmer.

Rechte und Pflichten der Verantwortlichen

WEKA-Fachautor Marcel Schator befasst sich in einem Beitrag im Werk „Maschinenrichtlinie“ ausführlicher mit diesem Konfliktpotenzial. Der Autor geht insbesondere auf die Rechte und Pflichten im Verhältnis zwischen Auftraggeber/Anlagenbesteller, Anlagenbetreiber und Zulieferunternehmen ein. Dabei werden mehrere Fallgruppen unterschieden, z.B.

• die Erstellung der Anlage durch einen Generalunternehmer
• die Erstellung der Anlage durch ein Konsortium
• die Erstellung der Anlage unter Mitwirkung des Anlagenbetreibers
• nachträgliche Änderungen an der Anlage

Der Autor stellt die jeweiligen Konfliktpunkte dar und macht die Risiken für die beteiligten Unternehmen deutlich, z.B.

• Dokumentationspflichten werden – auch wenn im Lastenheft genannt – in ihrer Tragweite zunächst nicht realistisch erkannt und gewaltig unterschätzt.
• Der Mehraufwand für das Erstellen von Betriebsanleitungen im Einklang mit den Anforderungen der einschlägigen Normen wird falsch eingeschätzt und in der Projektkalkulation damit nur ungenügend erfasst.
• Bei der Erstellung der Gesamtdokumentation der Anlage ist der Generalunternehmer auf die Unterstützung Dritter angewiesen, z.B. auf die Lieferung der Dokumentation von Zulieferteilen. was durch die Freigabe von Schutzrechten/Urheberrechten weiter verkompliziert werden kann.
• Der Besteller und spätere Betreiber der Anlage übernimmt große Teile der konstruktiven Planung selbst, wodurch sich die maschinenrechtlichen Verpflichtungen vom Generalunternehmer auf den Besteller der Anlage verschieben können.

Im Kapitel „„Anlagendokumentation – Rechte und Pflichten im Verhältnis zwischen Anlagenbetreiber und Zulieferern“ wird anhand von Beispielen deutlich, wie die Verantwortlichen in Unternehmen solchen Fallstricken entgehen und rechtssicher vorgehen.

Alle relevanten Fakten zur Betriebsanleitung finden Sie hier.