Anforderungen an die EG-Konformitätserklärung: Form, Sprache, Aufbewahrung …

Jeder, der im Bereich der Europäischen Union eine Maschine in Verkehr bringen will, muss eine EG-Konformitätserklärung abgeben. Das gilt auch für andere Produkte, wenn diese unter eine entsprechende Richtlinie fallen. Zu Ausführung, Sprache und Aufbewahrung der Konformitätserklärung tauchen immer wieder Fragen auf, die der folgende Beitrag zu beantworten versucht.

Nachdem wir im letzten Beitrag die notwendigen Inhalte einer EG-Konformitätserklärung vorgestellt haben, gehen wir heute auf einige weitere Fragen rund um dieses für das Inverkehrbringen einer Maschine zentrale Dokument ein.

Form der EG-Konformitätserklärung

Eine bestimmte Form, etwa im Sinne eines vorgegebenen Formulars oder Formats, ist für die EG-Konformitätserklärung nicht vorgeschrieben. Sie sollte jedoch schriftlich vorliegen, die Maschinenrichtline verlangt laut Anhang II, Teil 1, Absatz A., dass die EG- Konformitätserklärung für eine Maschine „entweder maschinenschriftlich oder ansonsten handschriftlich in Großbuchstaben“ auszustellen ist. Darüber hinaus verweist die Maschinenrichtlinie an dieser Stelle auf die allgemeinen Grundsätze für das Abfassen der Betriebsanleitung in Anhang I, Nummer 1.7.4.1 der Maschinenrichtlinie.

Sprache der EG-Konformitätserklärung

Die Maschinenrichtlinie stellt keine spezifischen Anforderungen an die Sprache, in der eine EG-Konformitätserklärung abzufassen ist. Dieses Dokument muss keineswegs zwangsläufig in Englisch, Französisch oder Deutsch vorliegen. Es gelten jedoch folgende Vorgaben:

  • Die Konformitätserklärung muss mindestens in einer der Amtssprachen der Europäischen Union abgefasst sein. Mit Stand Oktober 2015 gehören dazu 24 Sprachen von Bulgarisch bis Ungarisch.
  • Die Konformitätserklärung muss immer in der Amtssprache des Landes vorliegen, in dem die Maschine verwendet wird.
  • Die ursprüngliche Konformitätserklärung, also die Fassung in einer bestimmten Sprache, für die der Hersteller die Verantwortung übernimmt, muss er mit dem Vermerk „Original-EG-Konformitätserklärung“ kennzeichnen.
  • Übersetzte Versionen dieser Original-EG-Konformitätserklärung müssen mit dem Vermerk „Übersetzung der Original-EG-Konformitätserklärung“ versehen werden.

Zeitpunkt der EG-Konformitätserklärung

Entscheidend für den Zeitpunkt des Ausstellens ist das erstmalige Inverkehrbringen bzw. die erstmalige Inbetriebnahme der Maschine. Eine Konformitätserklärung kann nicht in irgendeiner Weise nachträglich erstellt oder nachgeliefert werden. Damit ist auch klar, dass sich dieses Dokument stets auf genau den Zustand der Maschine bezieht, in dem diese in den Verkehr gebracht bzw. in Betrieb genommen wurde. Wenn der Betreiber anschließend eigene Erweiterungen, Umbauten, Nachrüstungen o.Ä. anbringen will – die Maschinenrichtlinie spricht von „nachträglich angebrachte Teile und/oder nachträglich vorgenommene Eingriffe“ -, so ist dies nicht verboten. Aber jede Änderung oder Erweiterung darf nur in der explizit vom Hersteller vorgesehenen Weise und gemäß der bestimmungsgemäßen Verwendung der Maschine erfolgen.

Beigabe der EG-Konformitätserklärung

Die Herstellerpflichten sind mit Risikobeurteilung, Konformitätsbewertung und Ausstellen einer EG-Konformitätserklärung nicht beendet. Laut Art. 5 (1) Maschinenrichtlinie muss der Hersteller oder sein Bevollmächtigter „sicherstellen, dass sie (die Konformitätserklärung) der Maschine beiliegt“ und zwar zum Zeitpunkt des Inverkehrbringens bzw. der Inbetriebnahme der Maschine. Die Konformitätserklärung muss also stets mitgeliefert werden. Ob er sie in die Betriebsanleitung zur Maschine integriert oder die EG-Konformitätserklärung als separates Dokument der Maschine beifügt, ist dem Hersteller freigestellt.

Hinweis: Auf einigen Internetseiten – oft sind es ins Deutsche übersetzte Seiten – ist von einer „CE-Konformitätserklärung“ zu lesen. Es ist zwar klar, was gemeint ist, aber dieser Begriff ist nicht korrekt. Die Maschinenrichtlinie kennt ausschließlich die EG- Konformitätserklärung und die CE-Kennzeichnung.
Lesen Sie zu diesem Aspekt auch den Fachbeitrag „EG-Konformitätserklärung: Vorlegen und/oder beilegen?

Aufbewahrung der EG-Konformitätserklärung

Das Original einer EG-Konformitätserklärung verbleibt beim Hersteller. Laut Anhang II Teil 2 der Maschinenrichtlinie muss der Hersteller oder sein Bevollmächtigter das Original der EG-Konformitätserklärung „nach dem letzten Tag der Herstellung der Maschine mindestens zehn Jahre lang“ aufbewahren.

Ein Tipp zu weiteren Vertiefung: Ein Teil der obigen Angaben ist in verkürzter Form dem neuen Fachbuch „Europäisches Maschinenrecht“ entnommen. Wer sich mit dem Thema intensiver auseindersetzen will oder muss, dem sei die Lektüre dieses 900-Seiten-Werks empfohlen.

Alle relevanten Fakten zur Konformitätserklärung finden Sie hier.

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