Der Dokumentationsbevollmächtigte im Maschinensicherheitsrecht

Schulungsanbieter werben mit Seminaren für sogenannte CE-Dokumentationsbevollmächtigte, doch in der Maschinenrichtlinie kommt dieser Begriff gar nicht vor. Lesen Sie hier, welche Rolle ein solcher Bevollmächtigter dennoch für Maschinenhersteller spielt und welche Aufgaben er hat.

Da der Begriff des „CE-Dokumentationsbevollmächtigten“ in der Maschinenrichtlinie oder vergleichbaren Rechtstexten nicht zu finden ist, gehen die Begrifflichkeiten manchmal etwas durcheinander oder bleiben unscharf. So ist z.B. in der Werbung von Lehrgangs- und Seminaranbietern neben dem CE-Dokumentationsbevollmächtigten auch von CE-Dokumentationsbeauftragten oder CE-Dokumentationsverantwortlichen die Rede. Zur Aufklärung ist hilfreich, genau hinzuschauen, worauf sich diese Position und ihre Funktion begründen.

Das fordert die Maschinenrichtlinie zur Bevollmächtigung

Gefordert wird in der Maschinenrichtlinie, dass eine EG-Konformitätserklärung u.a. folgende Angaben enthalten muss: „Name und Anschrift der Person, die bevollmächtigt ist, die technischen Unterlagen zusammenzustellen„. Darauf folgt der Zusatz, dass diese Person „in der Gemeinschaft ansässig“ sein muss (Anhang II 1.A 2). In Anhang II 1.B 2 der Maschinenrichtlinie wird diese Person analog auch für Einbauerklärungen für unvollständige Maschinen gefordert mit dem kleinen Unterschied, dass hier statt „technischen Unterlagen“ die „relevanten technischen Unterlagen“ genannt sind.
Damit ergibt sich die Forderung nach Benennung eines CE-Dokumentationsbevollmächtigten, unabhängig davon, wie ein Unternehmen diesen Funktionsträger im Einzelfall bezeichnet. Diese Person muss mit Name und Anschrift genannt sein. Mit Adresse sind selbstverständlich die postalischen Kontaktdaten des Unternehmens bzw. des Werks, in welchem die betreffende Person arbeitet, gemeint, nicht etwa die Anschrift eines privaten Wohnortes.

Interessant in diesem Zusammenhang ist, dass es im englischsprachigen Originaltext der Maschinenrichtlinie heißt: „name and address of the person authorised to compile the technical file“ (Annex II). Hier kommt mit dem zusätzlichen Adjektiv „authorised“ zum Ausdruck, dass die betreffende Person mit einer Autorisierung, Berechtigung, Ermächtigung, Legitimation, Befugns – oder wie auch immer man „authorised“ übersetzt -, ausgestattet werden sollte.

Hinweis: Verwechseln Sie den CE-Dokumentationsbeauftragten nicht mit dem CE-Beauftragten. Mehr zum Unterschied zwischen CE-Dokumentationsbeauftragten und CE-Beauftragten lesen Sie im Fachbuch zum europäischen Maschinenrecht.

Das sind die Aufgaben eines CE-Dokumentationsbevollmächtigten

Relevant für die Aufgaben eines CE-Dokumentationsbevollmächtigten ist Anhang VII „Technische Unterlagen für Maschinen“ der Maschinenrichtlinie, und zwar insbesondere Teil A Absatz 2 bzw. Teil B Absatz 4. Daraus ergibt sich, dass sich der Dokumentationsbevollmächtigte oder -beauftragte um die Technische Dokumentation kümmert, z.B.

  • stellt er die Dokumente in angemessenen Fristen zu den vereinbarten Zeitpunkten zusammen.
  • prüft er die Inhalte der Technischen Dokumentation auf Umfang und Vollständigkeit, z.B. hinsichtlich von Gefahrenhinweisen.
  • sichtet er ggf. auch extern bereit gestellten Nachweisdokumente.
  • kümmert er sich um die Archivierung aller Dokumente der Technischen Dokumentation und stellt eine jederzeitige Verfügbarkeit sicher.
  • ist er Ansprechpartner bei Rückfragen, z.B. von Behörden der Marktüberwachung, und kann auf Anfrage angeforderte Unterlagen schnell zur Verfügung stellen.
  • kann er ggf. bei gesonderten vertraglichen Vereinbarungen zwischen Hersteller und Käufer bzw. Betreiber einer Maschine beraten und unterstützen.

Das ist bei der Bestellung eines CE-Dokumentationsbevollmächtigten zu beachten

Da die CE-Dokumentationsbevollmächtigten-Funktion als solche nicht im Detail festgeschrieben ist, gibt es auch kein klar definiertes Prozedere mit Pflichtvorgaben für das Verfahren zur Ernennung oder Bestellung. Es hat sich folgendes Rechtsverständnis durchgesetzt:

  • Eine schriftliche Bestellung ist unbedingt angeraten, ebenso eine konkrete und schriftliche Stellenbeschreibung mit Pflichten und Zuständigkeiten.
  • Der CE-Dokumentationsbevollmächtigten muss nicht dem Unternehmen angehören. Es ist zulässig, einen externen CE-Dokumentationsbevollmächtigten zu bestellen und zu beauftragen.
  • Der Dokumentationsbevollmächtigte oder -beauftragte kann eine natürliche, aber auch eine juristische Person sein.
  • Ein größeres Unternehmen kann auch mehrere CE-Dokumentationsbevollmächtigten bestellen, die jeweils für bestimmte Aufgabenbereiche oder Maschinentypen zuständig sind.
  • Hersteller mit Sitz innerhalb der EU können sich selbst als Dokumentationsbevollmächtigten benennen.
  • Ein Hersteller aus einem Nicht- EU-Land muss verpflichtend jemanden als Dokumentationsbevollmächtigten benennen, der „in der Gemeinschaft ansässig“ ist (s. das oben genannte Zitat).

Wie diese Formalien im Einzelfall gehandhabt werden, ist jedem Unternehmen freigestellt. Entscheidend bleibt, dass ein Dokumentationsbevollmächtigter erfolgreich in das Verfahren zur Konformitätsbewertung eingebunden wird.

Darum ist der Begriff CE-Dokumentationsverantwortlicher ungünstig

Wichtig zum Verständnis ist Folgendes: Der Begriff „CE-Dokumentationsverantwortlicher“ ist irreführend oder zumindest missverständlich. Denn der Hersteller oder Inverkehrbringer kann durch die Ernennung eines CE-Dokumentationsverantwortlichen seine Verantwortung für die Inhalte einer Technischen Dokumentation nicht einfach auf einen Mitarbeiter oder Dienstleister abwälzen. Der Geschäftsführer des herstellenden oder inverkehrbringenden Unternehmens bzw. die Person, welche letztendlich die Konformitätserklärung unterschreibt, bleibt in seiner Verantwortung. Interessant ist in diesem Zusammenhang wieder einmal ein Blick in das englische Original. In der „Directive 2006/42/EC“ heißt es wie oben bereits genannt „authorised“ und nicht etwa „responsible“ oder „accountable“, was – bei aller Vorsicht – ein höheres Maß an Verantwortung im Sinne von Rechenschaftspflicht und Haftbarkeit implizieren würde.

Fazit: Auch wenn es einen CE-Dokumentationsbeauftragten oder CE-Dokumentationsbevollmächtigten offiziell gar nicht gibt, müssen Hersteller laut Maschinenrichtlinie eine solche „Person“ intern oder extern benennen. Ein fachlich qualifizierter und sorgfältig vorgehender CE-Dokumentationsbeauftragter kann sein Unternehmen vor Versäumnissen bei der CE-Konformitätsbewertung und den Pflichten rund um die Technische Dokumentation bewahren und damit Haftungsrisiken vorbeugen. Gleichzeitig gewährleistet er in einer Schnittstellenfunktion eine effiziente Kommunikation zwischen Hersteller und Marktüberwachungsbehörden.


Inhaltlich orientiert sich dieser Beitrag in Teilen am neuen Fachbuch „Europäisches Maschinenrecht“ des Rechtsanwalts und Fachautors Marcel Schator.

Titel: Europäisches Maschinenrecht: Die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG und ihr rechtliches Umfeld
Verlag: WEKA MEDIA GmbH & Co. KG

Bildquelle: WEKA MEDIA
Lieferumfang: 1 Band DIN A5, ca. 900 Seiten, inkl. CD ROM
ISBN: 978-3-8111-6710-0
Best.-Nr.: CD6710
Preis: 129,00 Euro (zzgl. 5,95 Euro Versandpauschale und 7 % MwSt.)

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