Den Nippel durch die Lasche ziehen? Grundanforderungen an eine verständliche Betriebsanleitung

Schriftliche Anleitungen zum Benutzen eines Gerätes oder Bedienen einer Maschine sind Bestandteil der Technischen Dokumentation. Sie werden als Betriebsanleitung von der EU-Maschinenrichtlinie und der Maschinenverordnung sowie – als Gebrauchsanleitung – vom Produktsicherheitsgesetz gefordert. Sie bedürfen nicht weniger Sorgfalt und Qualitätsbewusstsein wie der Konstruktionsprozess und die Konformitätsbewertung. Denn auch eine Betriebs- oder Gebrauchsanleitung kann gut oder schlecht „bedienbar“ sein.

Wenn Kunden und Verbraucher in Praxistests anhand der Gebrauchs- oder Betriebsanleitung einer fremden Maschine oder eines fremden Gerätes bestimmte Aufgaben lösen sollen, erleben die Hersteller oft Überraschungen. Es kommt zu unerwarteten Fehlhandlungen und Missverständnissen, weil z.B. Fachbegriffe nicht verstanden werden oder Abkürzungen unbekannt sind. Komplexe Handlungsanweisungen in Schriftform durch Lesen zu verstehen und umsetzen zu können, ist nicht jedermanns Sache. Und minderwertige Grafiken mit winzigen Beschriftungen auf schlechtem Papier verschlimmbessern den Verstehensprozess.

Schriftliche Anleitungen sind verpflichtend zu erstellen

Die Maschinenverordnung stellt bestimmte Forderungen an die Betriebsanleitung. Andere Rechtsverordnungen, wie etwa die Niederspannungsrichtlinie, machen in Bezug auf das Erstellen einer Anleitung für den Benutzer einer Maschine/eines Produktes keine Vorgaben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass das Erstellen einer solchen Anleitung nicht notwendig sei. In diesem Fall greift immer noch das Produktsicherheitsgesetz.

Im neuen Produktsicherheitsgesetz von 2011 heißt es unmissverständlich: „Sind bei der Verwendung, Ergänzung oder Instandhaltung eines Produkts bestimmte Regeln zu beachten, um den Schutz von Sicherheit und Gesundheit zu gewährleisten, ist bei der Bereitstellung auf dem Markt hierfür eine Gebrauchsanleitung in deutscher Sprache mitzuliefern.“ Lassen Sie sich nicht von den unterschiedlichen Begriffen verwirren. Je nach Rechtstext heißt es einmal Betriebsanleitung, einmal Gebrauchsanleitung, einmal Bedienungsanleitung usw.

Hinweis: Erläuterungen zum Unterschied zwischen Betriebsanleitung und Betriebsanweisung finden Sie im Fachbeitrag „Fehlerhafte Betriebsanleitungen können teuer werden

10 Aspekte für verständliche Betriebsanleitungen

Produzierende Konzerne setzen das Erstellen einer Bedienungsanleitung interne oder externe Profis ein. In kleineren Unternehmen wird diese Aufgabe gern mal dem Konstrukteur aufgedrückt. Die folgenden Tipps sollen dem Laien ohne Ausbildung zum Technischen Redakteur Anregungen geben, leicht lesbare und verstehbare Bedienungsanleitungen zu entwickeln.

  1. Aufbau: klare Struktur mit nachvollziehbarer Gliederung, lange Abschnitte unterteilen; Vorgehensweisen in mehreren Stufen oder Schritten durch Listen- oder Aufzählungspunkte in einzelne Schritte zerlegen.
  2. Sprache: einfache prägnante Sprache statt aufgeblähten Fachjargons; kurze Sätze statt schwer lesbarer verschachtelter Konstruktionen; notwendige Fachbegriffe und Fremdworte erläutern; Aktiv- statt Passiv-Sätze
  3. Layout: übersichtlich; Blocksatz oder Flattersatz; übergroße Zeilenlängen vermeiden; Texte zu einer Abbildung nicht durch Umbruch auseinanderreißen
  4. Typographie: ausreichende Schriftgröße wählen (gerade bei Produkten für ältere Menschen, viele benötigen bereits ab 40 eine Lesebrille!), keine Experimente mit ausgefallen Schriftarten oder Schriftstilen, Textauszeichnungen wie kursiv oder fett oder g e s p e r r t  mit Augenmaß einsetzen
  5. Inhalte: ggf. landesspezifisch anpassen, z.B. bei der Wahl der im bestreffenden Land gängigen Maßeinheiten (inch/cm), bei der Angabe von Uhrzeiten, bei Abbildungen von Steckertypen usw.
  6. Format: eine dem Produkt angemessene Ausführung wählen, z.B. A4, A5, A6, gebunden, geheftet, gefalzt, gelocht, als Flyer oder Leporello; für Produkte, die in rauen Umgebungen wie Werkstätten oder Labors eingesetzt werden, ggf. einen Schutz durch Laminieren oder Schutzumschläge vorsehen
  7. Visualisierung: bei komplexen oder komplizierten Vorgängen zusätzlich Bedienanweisungen durch Abbildungen, Grafiken, Fotos usw. veranschaulichen
  8. Service: Überblick bieten durch ein Inhaltsverzeichnis; Fachbegriffe in einem Glossar erläutern; Abkürzungen erklären; das Auffinden von Lösungen bei bestimmten Fragen durch einen alphabetischen Index erleichtern
  9. Handhabung: Auch gedruckte Dokumente können gut oder schlecht „bedienbar“ sein. Zwang zum ständigen Vor- und Zurückblättern vermeiden durch geschickte Anordnung von Text und Grafik, besonders günstig sind Übersichten oder Abbildungen der Bedienelemente auf Ausklappseiten;
  10. Nutzerbezogenheit: unmissverständliche Handlungsanweisungen und -empfehlungen aus Sicht des Nutzers/Maschinenbedieners

Zum Aspekt Nutzerbezogenheit: Die Bedienungsanleitung ist nicht für Sie als Konstrukteur und ihre Kollegen, sondern für den Verbraucher, Kunden, Maschinenbediener … Achten Sie auf Feedback der Nutzer. Erkunden Sie sich bei den Mitarbeitern aus den Bereichen Service und Support:

  • Wo liegen mögliche Bedienungsfehler?
  • Welche Fragen werden an den Hotlines am häufigsten gestellt?
  • Mit welchen Bedienelementen kommen die Benutzer möglicherweise schlecht zurecht?
  • Welche Warnhinweise werden wahrgenommen?
  • Welche Wünsche und Verbesserungsvorschläge kommen von den Anwendern?

Hinweis: Vergessen Sie nicht Sicherheits- und Entsorgungshinweise, z.B., wenn ihr Produkt Akkus oder Batterien enthält.


Mustervorlagen und Praxisbeispiele zum Erstellen von Betriebsanleitungen finden Sie im Produkt „Technische Dokumentation“. Diese Vorlagen sind beispielhafte Muster, sie müssen selbstverständlich sorgsam geprüft und angepasst werden.

Muster einer Betriebsanleitung

Mustervorlage Betriebsanleitung

 

Quelle: Technische Dokumentation, Autor: Kornelius R. Böcher

Noch einfacher erstellen Sie Betriebsanleitungen Sie mit der Software WEKA Manager CE. Hier finden Sie fertige Gliederungen für Ihre Anleitungen. Ihre Stammdaten  und ermittelte Restrisiken spielen Sie hier nur noch ein und bearbeiten Ihre Anleitungen dann mit WORD weiter.

Alle relevanten Fakten zur Betriebsanleitung finden Sie hier.

Hinterlassen Sie einen Kommentar